MAS INFORMACION POLITICA PRIVACIDAD

MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FIT VISION

 

Las tecnologías actuales permiten a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que se utiliza para el cumplimiento de los objetivos corporativos y de negocio, como puede ser en sus procesos de vinculación y atención y/o servicio brindado a clientes, selección y contratación de personal o los procesos relacionados con proveedores y accionistas, entre otros.

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y los decretos relacionados.

Las disposiciones, políticas y procedimientos contenidos en el presente manual, aplican a todos los empleados directos o indirectos y/o terceros que a través de cualquier vínculo contractual con la Empresa tengan acceso, manejo, recepción, transcripción de cualquier tipo de información estipulada por la ley 1581. De igual manera aplican a las bases de datos que maneja la empresa, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la mencionada Ley.

  1. OBJETIVO

Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza FIT VISION, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley.

  1. DEFINICIONES

Las definiciones que se emplean en el presente manual, son elementos indispensables para la protección del habeas data, y permiten una correcta y apropiada interpretación del presente manual y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  • PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por Uno a FIT VISION, en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por FIT VISION, debe obedecer a una finalidad legítima que debe ser informada al Titular.
  1. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  1. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de FIT VISION, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  1. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  1. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de FIT VISION, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de la finalización de los términos contractuales.
  1. Derechos del titular de los datos personales

 

 

Los Titulares de Datos Personales tendrán los derechos consagrados en el Marco Normativo, en especial aquellos previstos por la Ley 1581 de 2012, concretamente pero sin limitarse a los descritos en el Artículo 8, y todas aquellas normas que la reglamenten, adicionen o complementen. Para efectos de interpretación de las leyes y decretos que se expidan en la materia, se tendrá como parámetro de interpretación legal y constitucional las sentencias de la Corte Constitucional.

  1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
  2. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.
  3. Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.
  4. Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a FIT VISION., para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  5. Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. Deberes de FIT VISION en relación con el tratamiento de los datos personales.

La Empresa tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos únicamente para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la Empresa se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  15. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  1. Tratamiento de la información
  1. Datos e información sensible

En el evento que la Empresa en el ejercicio de sus actividades propias, deba realizar el tratamiento de datos o información sensible, dará cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.

  1. Autorizaciones, consentimiento y medios.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la Empresa, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. FIT VISION en todo momento dejará constancia de la autorización entregada por el Titular, a través de los medios idóneos que garanticen que la misma fue otorgada de manera expresa, libre, previa e informada.

Los fines y propósitos del Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, siempre estarán de manera clara y expresa establecidos en aquellos medios idóneos, a través de los cuales Uno a Uno exija la autorización de los Titulares.

  1. Uso de la información

La información contenida en las bases de datos serán utilizados entre otros para los siguientes fines, según corresponda:

  • Comunicar información sobre productos y servicios y promociones, derivados  de la gestión comercial y de mercadeo de la Empresa.
  • Efectuar el proceso de selección, evaluación y contratación de los empleados.
  • Gestionar actividades propias de la vinculación contractual.
  • Afiliaciones al sistema de protección social de familiares de colaboradores.
  • Gestionar la pre-selección y  selección de proveedores.
  • Gestión comercial con nuestros clientes.

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  • PROCEDIMIENTOS

 

  1. Autorizaciones para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la Empresa requieren del consentimiento libre e informado del titular de los mismos. FIT VISION, en su condición de responsable del tratamiento de los datos personales, debe disponer de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La forma y mecanismos para otorgar la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, archivos de voz o cualquier conducta inequívoca que concluya de forma razonable que se otorgó la autorización o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por FIT VISION y será puesta a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

  1. Quién recopila (responsable o encargado)
  2. Qué recopila (datos que se recaban)
  3. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
  4. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
  5. Si se recopilan datos sensibles
  1. Proceso de atención de consultas, corrección, reclamos y/o supresión de datos

 

  • Consulta de datos

Los Titulares de información podrán consultar la información que repose en FIT VISION  quien suministrará la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular; la consulta se formulará a través del correo servicliente@fitvision.co, adjuntando la siguiente información: nombre completo, tipo y  número de identificación, tipo de relación con la empresa y medio de comunicación para notificar la respuesta a la solicitud.

FIT VISION podrá atender la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

  • Corrección, reclamos y/o supresión de datos

 

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con FIT VISION, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la autorización otorgada  de tratamiento  de datos personales de acuerdo con los siguientes procedimientos:

Para las solicitudes de conocimiento, actualización, rectificación o eliminación de información, el titular deberá presentar la solicitud por escrito, al correo electrónico servicliente@fitvision.co; describiendo la solicitud expresa de conocer, actualizar, rectificar o suprimir información bajo la protección de datos, de conformidad con lo señalado en la vigencia de los datos, adjuntando la siguiente información : nombre completo, Tipo y  número de identificación, tipo de relación con la empresa, la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, la dirección a la cual puede enviársele respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si la petición resulta incompleta se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la petición para que subsane fallas, si dentro de los 2 meses siguientes a esta solicitud de completitud de documentos no presenta respuesta al requerimiento se entenderá que ha desistido de su petición.

  1. Vigencia de datos.

 

Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad. Los de empleados y proveedores de acuerdo con los términos de Ley.

 

 



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